Organisatorische maatregelen

Onderstaande maatregelen zijn van toepassing in fase GEEL vanaf 1 september. Het veranderen van fase kan eventueel implicaties hebben op deze maatregelen. Zie op de pagina van kleurcodes.

Covid Event Risk Model (CERM)

De Covid Event Risk Model, een tool ontwikkeld door Toerisme Vlaanderen en KDG-Hogeschool in samenwerking met de virologen, wordt gebruikt om te kijken of een bepaald evenement kan doorgaan. CERM is een online tool die zowel aan de organisator als aan de (lokale) overheden duidelijk zal maken of een evenement voldoende veilig georganiseerd is. De CERM moet enkel toegepast worden op evenementen met meer dan 200 bezoekers.

De criteria binnen deze tool evolueren mee met de epidemische context. Dat wilt zeggen dat in een bepaalde fase dingen zullen kunnen die in een andere fase niet mogelijk zijn.

  • Stel een draaiboek op voor het evenement aan de hand van de sectorgids. Is de capaciteit van het evenement groter dan 200 toeschouwers, toets dan het evenement af aan de ERM. 
    • Volg bij groen licht strikt het ingevoerde plan op.
    • Zorg voor duidelijke communicatie naar alle betrokken partijen. Personeel, artiesten en publiek moeten op de hoogte zijn van alle te volgen maatregelen.
Aanwezigheidsregister

Organisatoren zorgen voor aanwezigheidsregisters – hetzij op voorhand bij inschrijven, hetzij tijdens de activiteit – van toeschouwers en medewerkers. Het gaat hierbij minstens om voornaam, familienaam en telefoonnummer. Voor de toeschouwers gaat het om één contactpersoon per bubbel. Hij/zij zal bij een geval van besmetting de gegevens van de andere leden van zijn/haar bubbel moeten doorgeven aan de tracing-instanties.

De lijsten die de organisatie aanlegt kunnen ter beschikking gesteld worden aan de bevoegde tracing-instanties. De gegevens worden 30 dagen bewaard en daarna vernietigd.

De GDPR-disclaimer moet aangepast worden aan deze nieuwe situatie.

Medewerkers
  • Zorg voor een ‘corona-aanspreekpunt’ op het evenement. Die persoon (productieleider, preventieadviseur, zakelijke leider, stagemanager, orkestleider…) kent het draaiboek en de corona-maatregelen van a tot z en kan daardoor steeds een helder antwoord geven op vragen of verwarrende situaties bijsturen.
    • Spreek binnen de organisatie af wie deze rol op zich neemt. Deze persoon gaat alle maatregelen tot in de puntjes opvolgen en er op toezien dat ze nageleefd worden.
    • Dit aanspreekpunt kan dezelfde persoon zijn als het corona-aanspreekpunt bij de creatie. Dit kan enkel als de creatie ook opgevoerd wordt in het eigen huis. Op verplaatsing moet er afgestemd worden met het corona-aanspreekpunt van het receptief huis.
  • Zorg zoveel mogelijk voor vaste begeleiding (onthaalpersoneel, stewards) voor de hele duur van het evenement. Zorg dat iedereen een afgelijnde taak heeft en op de hoogte is van de maatregelen die voor hem/haar belangrijk zijn. Vermijd rondzwervende medewerkers.
Publieksstroom
  • Adviseer het publiek om geen verschillende activiteiten binnen dezelfde week te plannen.
  • Plaats het publiek steeds volgens de dan geldende maatregelen rond social distancing.
  • Toeschouwers mogen evenementen bijwonen met hun bubbel. Bubbels moeten steeds anderhalve meter afstand houden tot een andere bubbel. Schenk daarom extra aandacht aan volgende punten:
    • Voorzie een circulatieplan waarbij éénrichtingsverkeer altijd het uitgangspunt is.
    • Voorzie bij voorkeur collectieve beschermingsmaatregelen zoals een scheidingswand van plexiglas of dergelijke op plaatsen waar éénrichtingsverkeer niet mogelijk is.
    • Iedereen is verplicht een mondmasker te dragen, zowel binnen als buiten.
  • Organiseer de situatie bij het sanitair goed. Daar moeten samenscholingen vermeden worden.
    • Gebruik de maximale sanitaire capaciteit van je locatie.
    • Social distancing geldt ook in het sanitair. Zo moet er anderhalve meter tussen urinoirs zijn.
    • Voorzie een plan voor eventuele wachtrijen. Werk met stickers op de vloer om aan te tonen waar mensen kunnen wachten.
    • Besteed extra aandacht aan ventilatie in het sanitair.
Mondmaskers

Door het verplicht dragen van mondmaskers kan de afstand bij een zittend publiek vanaf 1 september worden teruggebracht tot één meter (bij afwezigheid van vaste stoelen) of tot één stoel tussen elke persoon of bubbel (in infrastructuur met vaste stoelen).

Bij een staand publiek van bubbels aan statafels kan de afstand bij het verplicht dragen van een mondmasker teruggebracht worden naar één meter.

Een mondmasker is tot nader order verplicht in elke opstelling. Dat is zo bepaald in het geldende MB.

Wanneer een persoon deze maatregel weigert te volgen, mag hij/zij de toegang ontzegd worden. Daarnaast loopt deze persoon het risico een boete te krijgen bij controle door de bevoegde instanties.

Noodprocedure
  • Pas je bestaande noodprocedure aan aan alle extra maatregelen. Bij eventuele aanpassing van de maatregelen moet er steeds nagekeken worden of de aanpassing invloed heeft op de noodprocedure.
  • Wanneer tijdens een activiteit een eventuele ontsmettingsuitbraak zou vastgesteld worden, moeten eventueel tijdelijk nieuwe maatregelen doorgevoerd worden. Het bestaande noodplan kan aangepast worden met een ‘corona-addendum’.
  • De organisator stuurt zieke mensen meteen naar huis. De zieke en mensen die in contact kwamen met de zieke volgen de richtlijnen van Sciensano.