Organisatorische maatregelen

Alle hieronder opgelijste maatregelen gelden in fase 4 (vanaf 1 juli).

Covid Event Risk Model (CERM)

De Covid Event Risk Model, een tool ontwikkeld door Toerisme Vlaanderen en KDG-Hogeschool in samenwerking met de virologen, wordt gebruikt om te kijken of een bepaald evenement kan doorgaan. CERM is een online tool die zowel aan de organisator als aan de (lokale) overheden duidelijk zal maken of een evenement voldoende veilig georganiseerd is. De CERM moet enkel toegepast worden op evenementen met meer dan 200 bezoekers.

De criteria binnen deze tool evolueren mee met de epidemische context. Dat wilt zeggen dat in een bepaalde fase dingen zullen kunnen die in een andere fase niet mogelijk zijn.

  • Stel een draaiboek op voor het evenement aan de hand van de sectorgids. Is de capaciteit van het evenement groter dan 200 toeschouwers, toets dan het evenement af aan de ERM. 
    • Volg bij groen licht strikt het ingevoerde plan op.
    • Zorg voor duidelijke communicatie naar alle betrokken partijen. Personeel, artiesten en publiek moeten op de hoogte zijn van alle te volgen maatregelen.
Aanwezigheidsregister

Organisatoren zorgen voor aanwezigheidsregisters – hetzij op voorhand bij inschrijven, hetzij tijdens de activiteit – van toeschouwers en medewerkers. Het gaat hierbij minstens om voornaam, familienaam en telefoonnummer. Voor de toeschouwers gaat het om één contactpersoon per bubbel. Hij/zij zal bij een geval van besmetting de gegevens van de andere leden van zijn/haar bubbel moeten doorgeven aan de tracing-instanties.

De lijsten die de organisatie aanlegt kunnen ter beschikking gesteld worden aan de bevoegde tracing-instanties. De gegevens worden 30 dagen bewaard en daarna vernietigd.

De GDPR-disclaimer moet aangepast worden aan deze nieuwe situatie.

Medewerkers
  • Zorg voor een ‘corona-aanspreekpunt’ op het evenement. Die persoon (productieleider, preventieadviseur, zakelijke leider, stagemanager, orkestleider…) kent het draaiboek en de corona-maatregelen van a tot z en kan daardoor steeds een helder antwoord geven op vragen of verwarrende situaties bijsturen.
    • Spreek binnen de organisatie af wie deze rol op zich neemt. Deze persoon gaat alle maatregelen tot in de puntjes opvolgen en er op toezien dat ze nageleefd worden.
    • Dit aanspreekpunt kan dezelfde persoon zijn als het corona-aanspreekpunt bij de creatie. Dit kan enkel als de creatie ook opgevoerd wordt in het eigen huis. Op verplaatsing moet er afgestemd worden met het corona-aanspreekpunt van het receptief huis.
  • Zorg zoveel mogelijk voor vaste begeleiding (onthaalpersoneel, stewards) voor de hele duur van het evenement. Zorg dat iedereen een afgelijnde taak heeft en op de hoogte is van de maatregelen die voor hem/haar belangrijk zijn. Vermijd rondzwervende medewerkers.
Publieksstroom
  • Adviseer het publiek om geen verschillende activiteiten binnen dezelfde week te plannen.
  • Plaats het publiek steeds volgens de dan geldende maatregelen rond social distancing.
  • Toeschouwers mogen evenementen bijwonen met hun persoonlijke uitgebreide bubbel. Bubbels moeten steeds anderhalve meter afstand houden tot een andere bubbel. Schenk daarom extra aandacht aan volgende punten:
    • Voorzie een circulatieplan waarbij éénrichtingsverkeer altijd het uitgangspunt is.
    • Voorzie bij voorkeur collectieve beschermingsmaatregelen zoals een scheidingswand van plexiglas of dergelijke op plaatsen waar éénrichtingsverkeer niet mogelijk is.
    • Wanneer op een buitenlocatie social distancing niet gegarandeerd kan worden of mogelijks niet behouden kan worden, moet overgegaan worden op persoonlijke beschermingsmaatregelen en is iedereen verplicht tot het dragen van een mondmasker. Bij binnenlocaties is het dragen van een mondmasker verplicht bij het betreden van het gebouw.
  • Organiseer de situatie bij het sanitair goed. Daar moeten samenscholingen vermeden worden.
    • Gebruik de maximale sanitaire capaciteit van je locatie.
    • Social distancing geldt ook in het sanitair. Zo moet er anderhalve meter tussen urinoirs zijn.
    • Voorzie een plan voor eventuele wachtrijen. Werk met stickers op de vloer om aan te tonen waar mensen kunnen wachten.
    • Besteed extra aandacht aan ventilatie in het sanitair.
Mondmaskers

Mondmaskers zijn verplicht in bepaalde publieke situaties:

  • Bij binnenlocaties is het dragen van een mondmasker altijd verplicht.
  • Wanneer bij buitenlocaties de social distancing niet gegarandeerd kan worden of de organisator van mening is dat social distancing niet aangehouden kan worden, is een mondmasker verplicht.
  • Alle medewerkers in een binnenlocatie dragen verplicht een mondmaskers. Medewerkers die in nauw contact komen of kunnen komen met toeschouwers (onthaal, ticketing) op een buitenlocatie dragen ook een mondmasker.
  • Tijdens een evenement op een buitenlocatie is een mondmasker verplicht bij luide elektronisch versterkte evenementen/voorstellingen waarbij luid praten en/of meezingen een risicofactor is. Het mondmasker kan afgenomen worden om te drinken.
    • Verduidelijking: er is geen verbod op luide elektronisch versterkte evenementen/voorstellingen. De huidige geluidsnormen blijven onveranderd van kracht. 
    • 80dB geldt als scheidingslijn tussen een stil al dan niet elektronisch versterkt evenement/voorstelling (geen mondmasker) en een luid elektronisch versterkt evenement/voorstelling (mogelijks een mondmasker).
    • Het is de inschatting en de verantwoordelijkheid van de organisator om hier correct mee om te gaan. Als de organisator van oordeel is dat zijn elektronisch versterkte voorstelling het publiek niet aan zal zetten tot luider praten en/of meezingen of meeroepen, kan dat in het draaiboek aangegeven worden als verklaring om mondmaskers niet te verplichten. In een binnenlocatie is de verplichting er een van de overheid. Daar kan nooit afstand van gedaan worden.
Noodprocedure
  • Pas je bestaande noodprocedure aan aan alle extra maatregelen. Bij eventuele aanpassing van de maatregelen moet er steeds nagekeken worden of de aanpassing invloed heeft op de noodprocedure.
  • Wanneer tijdens een activiteit een eventuele ontsmettingsuitbraak zou vastgesteld worden, moeten eventueel tijdelijk nieuwe maatregelen doorgevoerd worden. Het bestaande noodplan kan aangepast worden met een ‘corona-addendum’.
  • De organisator stuurt zieke mensen meteen naar huis. De zieke en mensen die in contact kwamen met de zieke volgen de richtlijnen van Sciensano.