Communicatie

Communicatie is van groot belang in elke fase en bij elke stap in het organiseren van evenementen. Denk goed na over het juiste platform voor verschillende soorten boodschappen. Ga tijdig aan de slag om duidelijke en aanwezige communicatie te voorzien.

Medewerkers
  • Informeer alle medewerkers (artiesten, personeel, vrijwilligers, eventuele derden zoals techniekers of roadies) die betrokken zijn bij het evenement. Benoem de risico’s en de genomen maatregelen.
  • Voorzie een opleidingsmoment voor het team zodat zij op de hoogte zijn van de maatregelen, de ernst van de situatie en de mogelijke risico’s. Hoe beter geïnformeerd iedereen is, hoe minder verwarrende en mogelijks gevaarlijke situaties zich zullen voordoen.
Publiek
  • Informeer je publiek tijdig over de genomen maatregelen. Doe dit via mailing, sociale media, website en/of andere kanalen. Het is belangrijk dat het publiek met vol vertrouwen naar het evenement kan komen.
  • Zorg voor een tone of voice die zowel geruststellend als duidelijk is. De genomen maatregelen zijn er om alles en iedereen veilig te houden.
  • Communiceer de maatregelen op voorhand zodat het publiek de maatregelen al kent bij aankomst en weet wat te doen.
  • Ontwikkel pictogrammen en signalisatie in je huisstijl. Maak het vertrouwd maar houd het duidelijk, goed leesbaar en simpel.
  • Blijf je publiek op de locatie op de hoogte houden van alle geldende maatregelen. Voorzie voldoende informatieve posters. Denk hierbij aan voorrangsregels bij trappen, duiding bij het (niet) gebruiken van de lift, correcte manier van handen wassen bij wasbakken, social distancing herinneringen etc…
Toegankelijkheid

Denk goed na over de communicatie naar en het verwelkomen van andersvaliden. Ook zij hebben de culturele activiteiten gemist.

De organisatie Zicht Op Cultuur – Slechtzienden en Blinden Platform Vlaanderen (ZOP – SBPV) maakte een handig overzicht met tips die gevolgd kunnen worden bij het verwelkomen van blinden en slechtzienden.