Algemeen

In deze sectie van de gids worden maatregelen opgelijst die gelden voor publieke evenementen. Dit gebeurt aan de hand van de 10 geboden.

Wetgeving

Beslissingen van het Overlegcomité leiden in sommige gevallen tot nieuwe maatregelen die van toepassing zijn op onze sector. Deze nieuwe maatregelen worden steeds meegedeeld via de nieuwsbrief en de pagina updates.

Deze maatregelen worden ook aangepast op de nodige plaatsen hieronder in de gids. Het is aangeraden de nieuwsbrief goed te lezen en af te toetsen of de nieuwe maatregelen leiden tot aanpassingen aan het eigen draaiboek.

Covid-coördinator

Het is belangrijk om in elke onderneming of organisatie een “covidcoördinator” aan te duiden.

Deze persoon vertaalt de algemene preventiemaatregelen in een draaiboek en volgt de implementatie op. Het gaat hierbij om een duidelijk aanspreekpunt op het niveau van de organisatie én van de activiteit. Die persoon is voor, tijdens en na de activiteit verantwoordelijk voor de opvolging van de verschillende veiligheidsmaatregelen. De coördinator staat met naam en contactgegevens in het draaiboek.

In grotere organisaties kan de preventieadviseur deze rol opnemen, in kleinere ondernemingen of organisaties kan / zal de zaakvoerder of directeur deze rol opnemen. Het aanspreekpunt voor de organisatie wordt bekend gemaakt op de website van de organisatie (bv. via de contactpagina) zodat de tracinginstanties weten wie ze moeten contacteren indien nodig.

Communicatie

Communicatie is tijdens alle fases en het wisselen van de fases van groot belang. Ga tijdig aan de slag om duidelijke en aanwezige communicatie te voorzien. Regelmatige herhaling van de maatregelen is absoluut aangewezen.

  • Informeer je publiek tijdig over de genomen maatregelen. Doe dit via mailing, sociale media, website en/of andere kanalen. Het is belangrijk dat het publiek vol vertrouwen naar het evenement kan komen.
  • Zorg voor een tone of voice die zowel geruststellend als duidelijk is. De genomen maatregelen zijn er om alles en iedereen veilig te houden.
  • Communiceer de maatregelen op voorhand zodat het publiek de maatregelen al kent bij aankomst en weet wat te doen.
  • Ontwikkel pictogrammen en signalisatie in je huisstijl. Maak het vertrouwd maar houd het duidelijk, goed leesbaar en simpel.
  • Blijf je publiek op de locatie op de hoogte houden van alle geldende maatregelen. Voorzie voldoende informatieve posters. Denk hierbij aan voorrangsregels bij trappen, duiding bij het (niet) gebruiken van de lift, correcte manier van handen wassen bij wasbakken, social distancing herinneringen etc…
  • Adviseer het publiek om geen verschillende activiteiten binnen dezelfde week te plannen.

Denk ook na over de communicatie naar en het verwelkomen van andersvaliden. De organisatie Zicht Op Cultuur – Slechtzienden en Blinden Platform Vlaanderen (ZOP – SBPV) maakte een overzicht met tips die gevolgd kunnen worden bij het verwelkomen van blinden en slechtzienden.

Afstandsregels

Als algemene regel geldt een minimale afstand van 1,5 m meter tussen elk individu of bubbel. De specifieke afstandsregels voor culturele evenementen zijn te vinden op de pagina ‘Zitplan‘.

In het draaiboek moet de organisatie aangeven hoe zij het mogelijk maakt de afstandsregels te volgen. Dit kan op basis van twee ingrepen:

  • Ruimtelijke maatregelen zoals afscheidingen van plexiglas, een circulatieplan met éénrichtingsverkeer, vloermarkeringen, linten, compartimentering, vastleggen van een maximaal aantal personen per ruimte…
  • Organisatorische maatregelen zoals werken met tijdslots, graduele toegang verlenen, spreiding bij het verlaten van de locatie…

Het is aan de organisatie om zelf een combinatie van de meest geschikte maatregelen samen te stellen op basis van de eigen situatie en mogelijkheden. Denk hierbij aan knelpunten als in- en uitgangen, sanitaire ruimtes, nauwe gangen.

Hygiëne

Maak aanwezigen attent op de basishygiëneregels aan de hand van informatieve posters en/of surveillerende medewerkers:

  • Hoesten of niezen gebeurt in een papieren zakdoekje of in de binnenkant van de elleboog.
  • Het gezicht wordt zo min mogelijk aangeraakt.
  • Het wassen/ontsmetten van de handen moet altijd mogelijk zijn tijdens het evenement. 

De organisatie voorziet hiervoor voldoende handgel (minstens 70% alcohol), vloeibare zeep, papieren doekjes en passende vuilnisbakken op voldoende en weloverwogen plaatsen.

Onnodig contact met voorwerpen wordt vermeden waar mogelijk. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het open laten staan van deuren.

Reiniging en ontsmetting

Het reinigingsplan wordt herbekeken in functie van de pandemie en de hoeveelheid evenementen. De frequentie van schoonmaken wordt opgedreven. Daarbij wordt extra aandacht besteed aan veelgebruikte contactoppervlakken zoals deurklinken en kranen.

Het materiaal dat tijdens een evenement gebruikt wordt, moet minstens dagelijks schoongemaakt en ontsmet worden, zeker als het door meerdere personen gebruikt wordt.

Ventilatie

Ventilatie heeft doorheen de pandemie een steeds belangrijkere rol gekregen in de strijd tegen de verspreiding van COVID. In eerste instantie wordt daarbij gekeken naar de aanwezigheid van CO2 in de binnenlucht. De richtwaarde voor CO2 ligt momenteel op 900ppm. Indien deze waarde overschreden wordt, moet er een actieplan voor handen zijn om de waarde zo laag mogelijk te houden. De FOD WASO publiceerde een implementatieplan met aanbevelingen dat informatie geeft over de acties die te ondernemen zijn om deze waarden te respecteren. Voor de eerstkomende periode zal er een bepaalde tolerantie qua handhaving zijn.

CO2-meters zijn verplicht in alle alle besloten gemeenschappelijke ruimtes in culturele instellingen en moeten op een voor het publiek zichtbare plaats gehangen worden.

Het verhaal voor een COVID-veilige infrastructuur is ondertussen duidelijk breder dan enkel ventilatie. Er wordt gewerkt aan de mogelijkheid om ventilatie te combineren met luchtzuivering. De combinatie van ventilatie en HEPA-filtratie geeft onbetwistbaar goede resultaten. De normering zou gebeuren op basis van grenswaarden die niet enkel uitgaan van CO2 maar wel van een equivalent op basis van alle verschillende geleverde inspanningen. Daarover is alvast een consensus bij de verschillende stakeholders. Binnenkort zou er een kader omtrent deze combinatie voorgelegd worden aan het OC dat na goedkeuring geïmplementeerd kan worden. 

Op lange termijn is er veel ambitie om aan meer permanente oplossingen te werken waarbij ook certificering van goede praktijken belangrijk zal zijn. Dit plan moet echter nog verder uitgewerkt worden. Wij volgen deze ontwikkelingen op de voet en ondersteunen de besluitvorming met praktijkkennis uit de sector.

Persoonlijke bescherming

Op vlak van persoonlijke bescherming is het mondmasker het belangrijkste instrument. Het heeft enkel zin als het juist gehanteerd wordt dus het correct gebruik hiervan moet absoluut duidelijk gecommuniceerd worden.

Het dragen van een mondmasker is verplicht op evenementen, zowel binnen als buiten. Buiten is het toegelaten het mondmasker af te nemen vanaf het moment dat men neerzit. Het mondmasker is nooit een alternatief voor social distancing maar biedt wel een extra bescherming bij het kortstondig doorbreken van de afstand.

Kinderen onder 12 jaar moeten geen mondmasker dragen.

Besmette personen

In het draaiboek moet beschreven staan hoe er binnen de organisatie omgegaan zal worden met besmette personen. Het is erg belangrijk dat de regels inzake quarantaine, isolatie en contactopsporing gekend zijn en beschreven worden. Alle informatie daaromtrent is te lezen op de website van info-coronavirus.be

Er moet ook beschreven worden welke stappen er ondernomen worden om de samenwerking met de dienst voor contact tracing zo makkelijk mogelijk te maken. Denk hierbij aan het bijhouden van aanwezigheidslijsten (verplicht!) maar ook om het beschrijven van een eventueel testbeleid om besmettingen op te sporen. De richtlijn die CJM voor jeugd ontwikkelde kan hier als basis dienen.

Handhaving

Er moet in de draaiboeken omschreven worden welke maatregelen er getroffen worden om de opvolging van de regels te garanderen. Denk hierbij aan het aanwijzen van verantwoordelijken die een opzichters-functie op zich nemen, het communiceren van sancties en het duidelijk maken van de risico’s en verantwoordelijkheid van eenieder verbonden aan het evenement.

Problemen omtrent het naleven de opgelegde regels moeten meegenomen worden in de permanente verbetering van de draaiboeken.

Er kan in extreme gevallen van nalatigheid door aanwezigen beroep gedaan worden op de politie.

Registratie

Het wordt sterk aangeraden aan organisatoren om aanwezigheidsregisters aan te leggen – hetzij op voorhand bij inschrijven, hetzij tijdens de activiteit – van toeschouwers / deelnemers en medewerkers. Het gaat hierbij minstens om voornaam, familienaam en telefoonnummer. Voor de toeschouwers gaat het om één contactpersoon per bubbel. Hij/zij zal bij een geval van besmetting de gegevens van de andere leden van zijn/haar bubbel moeten doorgeven aan de tracing-instanties.

De lijsten die de organisatie aanlegt kunnen ter beschikking gesteld worden aan de bevoegde tracing-instanties. De gegevens worden 14 dagen bewaard en daarna vernietigd.

De GDPR-disclaimer moet aangepast worden aan deze nieuwe situatie.

Deelnamevoorwaarden

De bedoeling bij de heropstart is dat zoveel mogelijk mensen vanuit het recht op cultuur, op vrije tijd, participatie en engagement kunnen genieten van het artistieke aanbod. Hierbij dient extra aandacht besteed te worden aan enkele precaire doelgroepen.

Mensen die ziek zijn mogen niet deelnemen aan evenementen. Mensen die in de zeven dagen voor het evenement symptomen vertoonden of ziek waren mogen niet deelnemen aan evenementen.

Volwassenen uit een risicogroep zijn welkom op evenementen maar hun aanwezigheid impliceert dat zij zelf een inschatting van het risico gemaakt hebben. Tot de risicogroep behoren personen ouder dan 65 jaar, personen met diabetes, personen met ernstige obesitas, personen met hartziektes, long- of nieraandoeningen en personen met kanker of van wie het immuunsysteem verzwakt is.

Voor ouderen is er een charter opgesteld dat duidelijk maakt hoe zij het best omgaan met bepaalde risico’s zonder uitgesloten te hoeven worden. ‘Hoe veilig de draad terug opnemen als oudere

Kinderen uit een risicogroep zijn welkom op de evenementen maar hun aanwezigheid impliceert dat hun ouders (eventueel na overleg met de huisarts of behandelende arts) een inschatting van het risico hebben gemaakt. Voor kinderen is een gedetailleerd overzicht beschikbaar.

Breng toeschouwers op voorhand op de hoogte mocht een voorstelling een participatieve insteek hebben. Dit houdt een extra risico in voor mensen uit de risicogroep waardoor zij hun inschatting – eventueel na overleg met de huisarts of behandelende arts – anders moeten besluiten.